Politică de confidențialitate

NOTIFICARE DE PROTECTIE A DATELOR

Protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal este foarte importantă pentru noi. Prezenta notificare descrie practicile noastre privind colectarea și utilizarea de catre noi a datelor dumneavoastra personale – de exemplu, ce date colectam, de ce și în ce scop, și explica drepturile de care beneficiați în legătură cu datele cu caracter personal.

In acest document, puteți găsi informații privind următoarele subiecte:

CINE SUNTEM
CUM COLECTĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ PERSONALE
CUM PARTAJĂM INFORMAȚIILE
TRANSFERURILE DE INFORMAȚII ÎN AFARA UNIUNII EUROPENE
SECURITATEA
DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ
MODIFICĂRI PRIVITOARE LA NOTIFICARE
INFORMAȚII DE CONTACT

1. CINE SUNTEM

Asociația Nativ Activ este o organizație neguvernamentală, cu sediul social în Feleacu, nr. 448G, județul Cluj, 407270, România, cod fiscal RO28574780, email: info@nativactiv.org.

Noi colectăm și prelucrăm diferite categorii de date personale, iar în conformitate cu legislația Uniunii Europene privind protecția datelor personale, avem calitatea de operator de date.

2. CUM COLECTAM DATELE DUMNEAVOASTRA PERSONALE

Datele personale pot fi colectate sau accesate în mai multe moduri, inclusiv:

direct de la dumneavoastra (de exemplu, prin semnarea unui contract, completand un formular pe website sau apelându-ne la telefon);
în mod automat (de exemplu, datele observate de noi atunci când navigați pe pagina noastră de internet, https://www.nativactiv.org// – de ex., cookie-uri, IP etc.);
de la terțe părți (de exemplu, angajatorul, reprezentantul dumneavoastră sau din surse publice precum website-ul unei companii, o căutare pe internet sau platforme de socializare precum Facebook etc.).

2.1. Date furnizate direct de dumneavoastră

Putem colecta date pe care le furnizați direct. De obicei, acest lucru se va întâmpla când:

achiziționați produsele sau serviciile noastre;
ne contactați prin formularele de contact de pe pagina noastră de internet, prin e-mail, prin telefon, prin chat sau prin platforme de socializare;
încheiați o înțelegere cu noi pentru a ne furniza produse sau servicii;
încheiați o înțelegere cu noi pentru a vă furniza produse sau servicii;
participați la un eveniment organizat de noi;
vă înregistrați pentru a primi comunicări de marketing din partea Asociația Nativ Activ;
ne vizitați în sediul și punctele noastre de lucru.

2.2. Date colectate în mod automat

Putem colecta date despre dumneavoastra în mod automat. De obicei, acest lucru se va întâmpla când:

ne vizitati in sediul sau punctele noastre de lucru (de ex. prin înregistrările video (CCTV) și jurnalele de acces în clădire);
comunicați cu noi (de exemplu, prin platforme sociale);
faceți postări publice pe platformele de socializare pe care le urmarim (de exemplu, pentru a răspunde solicitărilor privind produsele și serviciile Asociația Nativ Activ).
- De asemenea, putem să colectăm automat date despre dumneavoastră prin utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor de urmărire similare. Modul în care folosim tehnologii de urmarire (ca de ex. cookies și altele care nu sunt bazate pe cookies, ca de ex. web beacon) pe pagina noastră de internet este descris în secțiunea Politică cookies.

2.3. Date furnizate de terte parti

Dacă acest lucru este permis de lege, putem obține date despre dumneavoastră de la terțe părți, de exemplu, informații de profil disponibile public (cum ar fi preferințele și interesele dumneavoastră) de pe site-uri de social media terte (cum ar fi Facebook).

Putem, de asemenea, să colectăm date în alte contexte care va sunt aduse la cunoștința în momentul respectiv.

Ce date colectăm despre dumneavoastră?

date necesare pentru a vă furniza serviciile și produsele noastre;
date pe care ni le oferiti în formulare și contracte;
date despre vizitele dumneavoastră la sediile și punctele noastre de lucru;
date pe care ni le oferiti în apelurile telefonice;
date pe care ni le oferiti în email-urile pe care ni le transmiteți;
date despre preferințele și interesele dumneavoastră;
date necesare pentru a răspunde solicitărilor și sesizărilor dumneavoastră;
date necesare pentru gestionarea si administrarea relatiei noastre cu dumneavoastra, cu angajatorul sau reprezentantul dumneavoastra;
date necesare pentru achiziția de produse sau servicii;

Datele pe care le colectăm direct de la dvs. vor fi evidente din contextul în care le furnizati. De exemplu:

dacă ne transmiteți o solicitare prin formularele de pe website-urile noastre, sau prin email, sau prin telefon, ne furnizati numele, datele de contact (adresa de email, telefon) și detalii despre solicitare pentru a va putea răspunde la întrebări;
dacă sunteți un furnizor, pentru a gestiona relația noastră cu dumneavoastră sau cu angajatorul dumneavoastră, ne furnizați numele, date de contact, date de facturare și detalii despre produse/ servicii pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale;
ne puteți oferi informații despre preferințele și interesele dumneavoastră pentru a vă invita la evenimente care v-ar putea interesa.

Datele pe care le colectăm în mod automat vor viza, în general:

detalii despre vizita sau apelul dumneavoastră (cum ar fi de ex., ora și durata);
cât de des vizitati birourile și punctele noastre de lucru, ce zone accesați/ vizitati și pentru cât timp;
dispozitivul dumneavoastră (cum ar fi, de ex., adresa dvs. IP sau identificatorul unic al dispozitivului, detalii despre orice cookie-uri pe care le-am stocat pe dispozitivul dumneavoastra etc.).

Datele pe care le colectăm de la terți vor consta, in general, în informații disponibile public, de exemplu obținute din postarile pe platformele de socializare.

În ce scop folosim datele dumneavoastră și în ce bază legală?

În funcție de natura relației noastre cu dumneavoastră, putem folosi informațiile despre dumneavoastră în următoarele scopuri:

Pentru a respecta obligațiile legale, cum ar fi arhivarea datelor conform legislației aplicabile sau plata impozitelor și a contribuțiilor fiscale;
Pentru a va vinde produsele și serviciile noastre;
Pentru apărarea drepturilor și intereselor noastre în justiție;
Pentru a gestiona relatia contractuala cu dumneavoastră sau angajatorul dumneavoastră;
Pentru a asigura conformarea cu legile în domeniu, precum cele privind pastrarea si utilizarea evidentelor dumneavoastra in legatura cu orice litigii anticipate, in scopul obtinerii de consiliere juridica de la avocați sau alți consultanți;
Pentru a achizitiona produse sau servicii de la dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra, inclusiv pentru a va contacta în vederea menținerii relației dintre noi, pentru a obține servicii aferente operațiunilor de vanzare și pentru a va achita bunurile, serviciile și a vă rambursa cheltuielile (unde este cazul);
Pentru a răspunde solicitărilor de informații;
Pentru a va informa in legatura cu produsele, serviciile, promoțiile și evenimentele noastre;
În alte scopuri pe care vi le aducem la cunostinta sau care vor fi clare din context, la momentul în care informațiile despre dvs. sunt colectate prima data.

Baza legala pentru folosirea datelor despre dumneavoastra este una dintre urmatoarele:

respectarea unei obligații legale la care suntem supuși;
executarea unui contract la care sunteți parte;
interesul nostru legitim care nu este înlăturat de interesele pe care le aveți de a proteja datele dumneavoastra personale;
consimtamantul dumneavoastra, pe care îl vom solicita înainte de prelucrarea datelor.

Scopurile in care utilizam informatiile despre dumneavoastra, împreuna cu metodele de colectare corespunzătoare și baza legală de utilizare sunt:

Scop

Metoda de colectare și baza legală pentru prelucrare

Respectarea obligatiilor de reglementare
obligații fiscale și contabile
managementul sănătății și securității
solicitări de divulgare de informații conform legii și normelor de reglementare
conflicte de interese
păstrarea contractelor si documentelor aferente în care se poate face referire la dumneavoastra

Aceste informații ne sunt in general furnizate de dumneavoastra direct in momentul in care se stabilește o relație între noi sau interacționați cu noi.

Utilizăm aceste informații pentru ca ne sunt necesare pentru a ne desfășura activitatea în conformitate cu legea (inclusiv a legislației privind societățile comerciale și a codului fiscal), pentru a păstra registrele financiare și fiscale, a ne conforma cu sancțiunile comerciale, a respecta legislația în materie de sanatate si securitate (care poate include păstrarea de evidente privind incidentele), a întocmi rapoarte, a raspunde la solicitari de informatii de la autoritatile competente si a gestiona orice conflicte de interese.

Achiziționarea de produse sau servicii

stabilirea contactului cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra cat timp ne furnizati produse sau servicii
procesarea platilor
managementul relatiei

In general, vom primi aceste informatii fie direct de la dumneavoastra, fie prin intermediul angajatorului dumneavoastra (de obicei, nume, functia, adresa companiei, adresa de email de serviciu, comenzi, servicii, informatii de plata, (unde este cazul, detalii despre cheltuieli), corespondenta).

Utilizam aceste informatii pentru a indeplini contractul incheiat cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra in calitate de cumparator al produselor sau serviciilor dumneavoastra sau ale angajatorului dumneavoastra, sau in calitate de client al nostru sau, acolo unde nu exista o astfel de obligație legală, utilizăm aceste informații pentru ca avem un interes legitim de a ne desfășura activitatea, de a va contacta in legatura cu produsele sau serviciile pe care le primim de la dumneavoastra sau de la angajatorul dumneavoastra, sau in legatura cu produsele și serviciile pe care vi le furnizam, de a procesa platile si de a gestiona relatia cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra.

Comercializarea produselor și serviciilor noastre

stabilirea contactului cu dumneavoastra cat timp va furnizam produse sau servicii
îndeplinirea comenzilor (inclusiv transmiterea facturilor)
procesarea platilor dumneavoastra
managementul relatiei

Aceste informatii ne sunt furnizate, in general, de dumneavoastra direct (de obicei, nume, functia, adresa companiei, adresa de email de serviciu, comenzi, informatii de plata, corespondenta).

Utilizăm aceste informații pentru a ne achita obligațiile contractuale catre dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra in calitate de cumparator al produselor noastre.

Promovarea comercială și gestionarea relației (unde legea permite)

transmiterea de informații catre dumneavoastra privind actualizari relevante, promoții și evenimente
gestionarea relației noastre

Aceste informatii ne sunt furnizate, in general, de dumneavoastra direct (de obicei, nume, functia, adresa, adresa de email).

Utilizăm aceste informații pentru ca avem un interes comercial legitim de a gestiona relatia dintre noi și de a va informa despre activitatea, produsele și evenimentele noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra.

Administrarea afacerii

managementul organizational general și tinerea de evidente comerciale
administrarea și tinerea evidentelor despre vizitatori
administrarea și organizarea de evenimente
corespondenta aferenta relatiei noastre cu dumneavoastra sau cu angajatorul dumneavoastra, inclusiv pentru a gestiona solicitarile dumneavoastra de informatii sau cererile
dezvoltarea, implementarea, operarea și mentenanța sistemelor IT
asigurarea securității sistemelor, dispozitivelor și clădirilor
operarea unui mediu de lucru sigur
menținerea securității și siguranței personalului, clientilor, furnizorilor, vizitatorilor și a bunurilor care aparțin Asociația Nativ Activ

In general, vom primi informatiile direct de la dumneavoastra.

Utilizăm aceste informații pentru ca avem un interes comercial legitim de a ne desfășura activitatea, de a gestiona relatia noastra cu dumneavoastra si de a mentine securitatea si integritatea cladirilor și sistemelor noastre IT, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a restrictiona utilizarea informatiilor despre dumneavoastra.

Securitate și monitorizarea sistemelor

sisteme de control și jurnale de autentificare și acces, unde este cazul
monitorizarea sistemelor, a dispozitivelor, internetului și e-mailului la care vi se acorda acces
monitorizarea accesului în incintele Asociația Nativ Activ și a proceselor privind securitatea în locațiile noastre

Aceste informații sunt colectate automat prin diferite mijloace precum sisteme automate și de monitorizare a dispozitivelor și înregistrare CCTV în incinta locațiilor noastre.

Utilizăm aceste informații pentru ca avem un interes comercial legitim de a asigura confidentialitatea, integritatea și securitatea infrastructurii noastre fizice și digitale și a locațiilor noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra.

Suport în vederea atingerii tuturor scopurilor de mai sus

corespondarea cu dumneavoastra
imbunatatirea experientelor dumneavoastra
administrare și depanare

Acestea sunt în general o combinatie de informații pe care ni le oferiti (de exemplu, date de contact) și informații pe care le colectăm automat (de exemplu, informatii despre dispozitivul dumneavoastra si cookie-uri si tehnologii de urmarire similare).

Utilizăm aceste informații în temeiurile care corespund scopului pentru care utilizăm informațiile pentru care oferim suport.

In unele cazuri, putem utiliza date despre dvs. în moduri care nu sunt descrise mai sus. In acest caz, vom furniza o notificare suplimentara privind confidentialitatea care explica aceasta utilizare.

3. CUM PARTAJAM DATELE

Este posibil sa partajam date despre dumneavoastra cu:

Terte parti care furnizeaza produse sau servicii către noi sau dumneavoastra (precum consilieri, furnizori de servicii de plată, furnizori de servicii de curierat, retaileri, furnizori de servicii de informații etc.);
Terți care furnizeaza produse sau servicii, cum ar fi curierii, furnizorii de sisteme IT și furnizorii de servicii de asistenta aferenti, inclusiv furnizorii de servicii de telecomunicații, realizare copii de rezerva și recuperare în caz de dezastru, servicii de securitate informatică și alți furnizori de servicii externalizate, cum ar fi stocare in afara spatiului propriu și furnizori de servicii de stocare in sistem cloud;
Terte parti, dacă este necesar sau permis de lege, de exemplu: autoritatea de reglementare, departamentele guvernului, ca răspuns la o cerere a autorităților de aplicare a legii sau a altor funcționari guvernamentali, atunci cand dezvaluirea este necesara sau adecvata pentru a preveni vătămarea fizică sau pierderile financiare sau in legatura cu o investigație a unei activități ilegale suspectate sau reale, și în contextul restructurării organizationale.

4. TRANSFERURILE DE DATE ÎN AFARA UNIUNII EUROPENE

Ca regula generala, datele personale nu vor fi transferate în afara UE. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar transferul datelor personale către țări din afara SEE, vom lua măsurile necesare pentru a asigura nivelul de protecție și securitate adecvat în raport cu legile aplicabile, inclusiv prin introducerea unor clauze contractuale standard în contractele ce vizează respectivul transfer.

5. SECURITATEA

Cum protejam datele dumneavoastra?

Punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale pe care le deținem împotriva dezvăluirii, utilizarii, modificării sau distrugerii neautorizate. Daca este cazul, folosim tehnologii de criptare și alte tehnologii care pot ajuta la securizarea informațiilor pe care le furnizati. De asemenea, solicităm furnizorilor noștri de servicii sa respecte cerințe stricte de confidențialitate și securitate a datelor.

Cat timp vor fi păstrate informațiile despre dvs.?

Vom păstra informațiile despre dvs. pe perioada necesara pentru a îndeplini scopurile pentru care au fost colectate informațiile. Dupa aceea, le vom șterge. Perioada va varia în funcție de scopurile pentru care au fost colectate informațiile. In anumite circumstante, aveți dreptul de a ne cere să ștergem informațiile. De asemenea, uneori suntem obligați din punct de vedere legal să păstrăm informațiile, de exemplu, in scopuri fiscale si contabile.

In mod normal, reținem date în funcție de criteriile descrise în tabelul de mai jos:

Tip	Explicație/criteriu tipic de păstrare
informații înregistrate în baza de date	Dacă ne-ați furnizat servicii, majoritatea informatiilor referitoare la dumneavoastra sunt pastrate pe durata desfasurarii relatiei cu dumneavoastra; de exemplu, cat timp veți continua să furnizați servicii sau sa răspundeți la comunicările noastre. Cu toate acestea, anumite elemente, precum istoricul de achiziții, vor expira în mod natural după o perioada de timp, astfel ca le vom șterge automat după perioade de timp definite, în funcție de scopul pentru care le-am colectat.
evidențe comerciale și de plată	Pastram evidente privind facturile, vanzarile, achizițiile, platile realizate si primite si documentele aferente (precum contracte si emailuri) în conformitate cu cerințele legislației privind companiile și cu codul fiscal, de obicei timp de 11 ani. De asemenea, vom păstra evidențe ale verificărilor realizate la furnizori cât timp este necesar pentru a respecta obligațiile noastre legale și de reglementare.
jurnale privind vizitatorii	Dacă vizitati clădirile noastre, jurnalele privind vizitatorii sunt păstrate de obicei pe o perioada de doar cateva luni.
CCTV	Dacă vizitati clădirile noastre, înregistrările CCTV sunt păstrate de obicei pe o perioada de cateva zile pana la cateva saptamani, în funcție de scopul înregistrării.
achiziții	Dacă achizitionati servicii, vom reține detaliile acestei tranzacții cat timp este nevoie pentru a executarea contractului și pentru a ne conforma oricăror obligații legale (de exemplu, în scop de păstrare a evidențelor fiscale și contabile).
jurnale de audit a sistemelor	Jurnalele de audit a sistemelor sunt păstrate de obicei pe o perioada de doar cateva luni.

6. DREPTURILE DUMNEAVOASTRA

Conform legii, beneficiati de urmatoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastra personale pe care le prelucram:

Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării. Acest drept va permite sa obtineti gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra cost orice copii suplimentare.
Dreptul la rectificarea datelor: puteți să ne solicitați să modificăm datele dvs. cu caracter personal incorecte ori, dupa caz, sa completam datele care sunt incomplete.
Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci cand: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucram; (ii) v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.
Dreptul de opozitie si retragerea consimtamantului (daca este cazul): puteți sa va opuneti prelucrării pentru motive care tin de situatia dvs. particulară sau puteți sa va retrageti oricand consimtamantul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt prelucrate pe baza de consimtamant, fără însă ca aceasta sa afecteze în vreun fel prelucrările realizate anterior.
Dreptul la restrictionare: puteți solicita restrictionarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal daca: (i) contestati corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioada care ne permite sa verificam exactitatea datelor în cauză; (ii) prelucrarea este ilegală, iar dvs. vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restrictionarea utilizarii lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar dvs. ni le solicitați pentru o actiune in instanta; respectiv (iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifica dacă interesele legitime ale societății ca operator prevalează asupra drepturilor dvs. în calitate de persoana vizată.
Dreptul la portabilitate (daca este cazul): puteti sa ne solicitati, în condițiile legii, sa va furnizam datele dvs. cu caracter personal pe care dvs. ni le-ați furnizat într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat. De asemenea, daca ne solicitati express, putem sa transmitem datele dvs. cu caracter personal unei alte entitati, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.
Drepturile aferente deciziilor automatizate inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o masura semnificativa: Asociația Nativ Activ nu realizeaza astfel de profilări care să fie urmate de decizii automatizate cu efect juridic sau similar semnificativ pentru persoana vizată.
Dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere: aveți dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile. Date de contact: B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336 București, Romania, anspdcp@dataprotection.ro.

Consimtamantul poate fi retras în orice moment. Aceasta retragere a consimtamantului nu afecteaza legalitatea prelucrarii de pana la acel moment, dar de la retragerea consimtamantului, Asociația Nativ Activ va înceta prelucrarea datelor respective.

Pentru a va exercita drepturile, va rugam sa ne contactați utilizând datele de contact menționate în secțiunea 8 de mai jos.

7. MODIFICARI PRIVITOARE LA NOTIFICARE

Putem actualiza din cand in cand aceasta notificare (si orice notificare suplimentara privind confidentialitatea). Va vom notifica despre modificări cand este necesar sa o facem în temeiul legii.

8. INFORMATII DE CONTACT

Dacă aveți orice fel de întrebări despre aceasta notificare sau doriti sau dori-ti să vă exercitați drepturile așa cum sunt acestea prevăzute mai sus, ne puteți contacta folosind următoarele date de contact:
Adresa de corespondenta: ASOCIAȚIA NATIV ACTIV , Feleacu, nr. 448G, jud. Cluj, 407270, România info@nativactiv.org